Inkomend Factuur Register

Overal inzichtelijk, beheersbaar, snel, efficiënt en eenvoudig.

Zijn de woorden in de bovenstaande titel al van toepassing op uw verwerkingsproces van inkomende facturen? Het lijkt wellicht een utopie, maar ook u kunt dit heel eenvoudig realiseren door met Inkomend Factuur Register (IFR) te gaan werken.

In veel gevallen komt het voor dat bedrijven facturen ontvangen welke zij eerst willen controleren alvorens deze facturen definitief in de financiële administratie worden geregistreerd. Bij ontvangst van inkoopfacturen op de afdeling administratie worden de facturen ingeboekt bij inkoopfacturen. Vervolgens worden de facturen doorgestuurd naar verschillende afdelingen waar de factuur gefiatteerd of gecontroleerd moet worden. Indien er onduidelijkheden of fouten op de factuur aanwezig zijn, wordt hierover contact opgenomen met de crediteur. Eventueel wordt het factuurbedrag gewijzigd. Nadat een factuur juist is bevonden wordt deze geparafeerd en teruggezonden naar de administratie. Op de administratie worden de gecontroleerde facturen, die door de afdeling correct zijn bevonden, in het systeem ingevoerd.

De registratie, fiattering, het wijzigen en het definitief doorboeken van inkomende facturen naar de financiële administratie binnen het systeem wordt geautomatiseerd door het Inkomend Factuurregister van Exact software. Door deze inkomende factuur direct in het systeem te registreren en het systeem de fiatteerslagen te laten plaatsvinden zijn facturen eenvoudig te volgen en is er minder kans op fouten.

Door het aanmaken van verschillende registers zijn de facturen en de bijbehorende informatie nog makkelijker te volgen en op te vragen. Tevens zal het inboeken van inkoopfacturen niet tweemaal, maar slechte een keer in de administratie plaatsvinden. Het inboeken van de inkoopfacturen kan zelfs door onze scanoplossingen worden overgenomen, op deze wijze bespaart u nog veel meer tijd.

Snel en efficiënt

Door het verwerkingsproces van uw inkomende facturen te automatiseren verlaagt u de druk op de crediteurenadministratie. De medewerkers daar hoeven minder handelingen uit te voeren, doordat ze facturen niet meer rond hoeven te brengen voor ondertekening. Bovendien hoeven de facturen niet meer handmatig te worden voorzien van een blokstempel. De doorlooptijd van factuur naar financiële administratie wordt een stuk korter. Daarmee kunt u op den duur ook eenvoudig meer facturen verwerken.

Beheersbaar en eenvoudig

Wanneer een factuur op de mat valt, legt de crediteurenadministratie deze meteen vast in IFR (handmatig of automatisch via een scanoplossing). In dit fiatteringsregister worden de facturen vervolgens gekoppeld aan de verantwoordelijke budgethouder.

Overal inzichtelijk

Ligt de factuur eenmaal vast, dan worden voor de betrokken budgethouders automatisch verzoeken tot fiattering aangemaakt. Doordat het verwerkingsproces direct in gang wordt gezet, zijn fouten of ‘vergeten’ facturen uitgesloten. Bovendien heeft u altijd inzicht in de status en historie van factureren. U ziet bij wie de verantwoordelijkheid ligt om een factuur te fiatteren en of er al actie ondernomen is.

Webbased

Indien u behoefte heeft om plaats- en tijdonafhankelijk de facturen te kunnen beoordelen, is het mogelijk deze via een speciaal webportaal te laten verwerken door de verschillende fiatteurs. Deze gebruikers behoeven geen toegang te hebben tot Globe maar krijgen een speciale toegang tot dit portaat.

Wat betekent de oplossing Inkomend factuurregister voor uu?