Processen structureren

Binnen uw bedrijf zijn vele processen en procedures. Heel vaak zijn deze niet formeel vastgelegd en dus niet geborgd binnen uw organisatie.

Ieder bedrijf is anders. Exact Software biedt u de mogelijkheid om processen binnen uw organisatie concreet en digitaal te maken. U kunt, geheel conform uw wensen, binnen de standaard oplossing structuren aanbrengen in zogenaamde Workflows. Dit kunnen de meest uiteenlopende processen zijn, van een eenvoudig terugbelbericht tot een verkoopopvolging.

U kunt Workflows (zoals taken), aan klanten, collega's, projecten en producten te koppelen. U vindt snel activiteiten en openstaande taken per project, relatie of medewerker terug.

Op basis van alle gegevens die u binnen deze gestructureerde workflows registreert, kunt u bovendien rapporteren.

Met Workflow brengt u structuur aan in de dagelijkse werkzaamheden. U ziet direct welke taken al zijn uitgevoerd, en welke nog openstaan. Hierdoor kunt u efficiënter en productiever werken.

Samenwerken is communiceren. Communicatie bevat informatie die moet worden vastgelegd.

Het vastleggen van informatie, zoals afspraken met relaties, aanvragen voor verlof en verzuim maar ook bijvoorbeeld de afspraken na een vergadering kunt u centraal vastleggen en aan de betrokken medewerker(s) (terug)koppelen.

In plaats van e-mails te sturen kunt u dergelijke informatie vastleggen met behulp van Workflows. Het grote voordeel hiervan is dat dit voor alle belanghebbenden dezelfde informatie delen en weten wat er speelt.. Ook in geval van afwezigheid van de betrokkene(n) kan hierop gereageerd worden. Een ander belangrijk voordeel is dat u niet alleen de medewerkers, maar ook andere belangrijke zaken (zoals relaties en projecten) aan de vastgelegde communicatie kunt koppelen.

Het vastleggen van communicatie voorkomt dat u door misverstanden afspraken niet nakomt of belangrijke afspraken vergeet

Signaleringen

Als ondernemer kunt u onmogelijk alles in de gaten houden. Maar u wilt wel gewaarschuwd worden voordat iets uit de hand loopt.

Met Signaleringen kunt u pro-actief reageren op processen en wijzigingen. U heeft de mogelijkheid om zowel op belangrijke data als op lopende processen te signaleren. Denk hierbij aan de meldingen aan het UWV die u tijdig moet doen binnen het verzuimproces en afloopdata van contracten. Binnen Workflow in Exact Software zijn dergelijke signaleringen mogelijk. In plaats van het uitdraaien van een lijstje wordt u door het systeem geattendeerd op belangrijke gebeurtenissen.

Met Signaleringen kunt u pro-actief reageren op belangrijke data en werkzaamheden, wat ervoor zorgt dat u nooit te laat reageert en u al uw werkzaamheden op tijd verricht.